Мета сценарію: дати гостю саме ту інформацію, яка потрібна зараз, і не змушувати його шукати адресу, правила чи контакт менеджера в довгому листуванні.
Складіть сценарій повідомлень
- Розділіть шлях гостя на етапи: підтвердження, підготовка до заїзду, заселення, проживання та виїзд.
- Випишіть питання, які команда повторює найчастіше на кожному етапі.
- Підготуйте короткий шаблон із однією головною дією для гостя.
- Додайте змінні бронювання: ім'я, об'єкт, дати, час і контакт відповідального.
- Перевірте сценарій на тестовому бронюванні та лише після цього запускайте для всіх об'єктів.
До заїзду: підтвердіть наступний крок
Одразу після бронювання підтвердьте дати, об'єкт, умови оплати й спосіб зв'язку. За 24-48 годин до прибуття надішліть адресу, орієнтир, час заселення та посилання на Check-in App. Код доступу або іншу чутливу інформацію надсилайте лише у визначений безпечний момент.
Під час проживання: допомагайте без нав'язливості
Коротке повідомлення після заселення допомагає виявити проблему до того, як вона потрапить у відгук. Додайте Wi-Fi, контакт менеджера та спосіб повідомити про несправність. Не дублюйте всю інструкцію, якщо вона вже доступна на гостьовій сторінці.
Після виїзду: завершіть сервіс
Подякуйте гостю, уточніть, чи все пройшло добре, і запропонуйте залишити відгук. Для задоволеного гостя доречно додати простий шлях до повторного прямого бронювання без агресивної знижки.
Що дратує гостей
- Одне довге повідомлення з усіма правилами одразу.
- Неперсоналізований текст без назви об'єкта й дат.
- Відправлення коду доступу занадто рано.
- Відсутність контакту людини для нестандартної ситуації.
- Однаковий сценарій для підтвердженої, неоплаченої та скасованої броні.
Що перевіряти після запуску
- Кількість повторних запитань на одне бронювання.
- Частка гостей, які пройшли заселення без дзвінка.
- Середній час відповіді на нестандартний запит.
- Частка доставлених повідомлень і переходів до інструкції.
- Оцінки гостей за комунікацію та заселення.
Перевірка перед запуском
Перевірте тексти українською й мовою основної аудиторії, часовий пояс, змінні бронювання, контакти, посилання, правила безпеки, умови скасування та резервний сценарій. Призначте відповідального за актуальність шаблонів і переглядайте їх після змін в об'єкті.
Як повідомлення пов'язуються з бронюванням
Модуль автоматичних повідомлень Aplus PMS пов'язує сценарій із бронюванням і допомагає комунікувати через WhatsApp та Telegram. Дані з менеджера каналів визначають контекст броні, а Check-in App передає гостю структуровані інструкції без копіювання довгих текстів у чат.