Datenschutzerklärung

Präzisierungen aktualisiert am: 16. Oktober 2026.

Gültig ab: 19. September 2026.

Diese Erklärung erläutert, wie Aplus PMS personenbezogene Daten über die Website apluspms.com, den Dienst Aplus PMS einschließlich seiner Android- und iOS-Anwendungen, Demoanfragen und Bewerbungen sowie angebundene Kommunikationskanäle einschließlich WhatsApp Business verarbeitet.

1. Wer Daten verarbeitet und wie Sie uns erreichen

Soweit wir selbstständig über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, ist APLUS UKRAINE LIMITED LIABILITY COMPANY für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, nachfolgend „Aplus“ oder „wir“ genannt.

• EDRPOU-Registrierungscode: 46348908.
• Standort: Dnipro, Ukraine.
• E-Mail: info@apluspms.com.

2. Geltungsbereich und unsere Rollen

Diese Erklärung gilt für Websitebesucher, Nutzer von Aplus PMS, Vertreter unserer Kunden, Gäste und Personen, die über angebundene Integrationen kommunizieren und deren Daten verarbeitet werden.

Ein Kunde von Aplus PMS, der einen Beherbergungsbetrieb verwaltet und bestimmt, weshalb Gästedaten verwendet werden, ist in der Regel Inhaber dieser Daten oder der für ihre Verarbeitung Verantwortliche. Bei der Bereitstellung des PMS, der Automatisierungen und der Kommunikationskanäle handelt Aplus als Datenverarbeiter beziehungsweise Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des Kunden.

Für die Kontoverwaltung, den Support, die Sicherheit, Zahlungen für den Dienst, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten und eigene geschäftliche Anfragen ist Aplus selbstständig Verantwortlicher.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Abhängig von den genutzten Funktionen können wir folgende Daten verarbeiten:

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, berufliche Position und Angaben zum Benutzerkonto;
• Informationen zu Unterkünften, Buchungen, Gästen, Mitarbeitern, Zahlungen und betrieblichen Abläufen, die der Kunde in Aplus PMS eingibt;
• Angaben aus Demo- und Beratungsanfragen sowie Bewerbungen, Lebensläufe, Kommentare, Herkunft der Anfragen und UTM-Tags;
• IP-Adresse, User-Agent, Browsertyp, Anmeldeprotokolle, Ereigniszeitpunkte, Fehler, Audit-Protokolle sowie weitere technische Daten und Diagnosedaten.

Für die Integration von WhatsApp Business können wir außerdem folgende Daten verarbeiten:

• Kennungen des Meta Business Portfolio und des WhatsApp Business Account (WABA) sowie phone_number_id;
• die WhatsApp-Telefonnummer des Unternehmens und seinen verifizierten Anzeigenamen;
• verschlüsselte Authentifizierungsdaten, die für die Verbindung erforderlich sind;
• Telefonnummer, WhatsApp-ID und Profilname eines Gastes oder einer anderen Person, die mit dem Betrieb kommuniziert;
• Nachrichtentexte, Anhänge oder Medienmetadaten, Versand- und Empfangszeitpunkte, Zustell- und Lesestatus sowie Fehler;
• genehmigte Nachrichtenvorlagen und deren technische Metadaten;
• Verknüpfungen zwischen Gesprächen und Buchungen, die durch den Abgleich von Telefonnummern entstehen;
• Sicherheits-, Audit- und Diagnoseprotokolle der Integration.

Senden Sie keine Passwörter, Zugriffstoken, Zahlungskartendaten, Ausweisdokumente oder sonstigen Informationen, die für Ihre Anfrage oder den Dienst nicht erforderlich sind.

In der App Aplus Cleaning verarbeiten wir den Namen und die Kennung der Arbeitskraft, Reinigungsaufgaben, Kommentare und Fotos, die die Arbeitskraft mit der Kamera aufnimmt oder aus der Galerie auswählt und hochlädt, sowie Ausführungszeiten und Status der Aufgaben. Diese Daten dienen der Organisation und Kontrolle der Reinigung und sind für berechtigte Nutzer des jeweiligen Aplus-PMS-Kunden zugänglich. Die Abschnitte 8 und 9 dieser Erklärung erläutern die Aufbewahrung und die Beantragung einer Löschung.

Bei der Registrierung für Benachrichtigungen in der mobilen App können ein Push-Token, eine Installationskennung, die Betriebssystemplattform, Konto- und Nutzerkennungen sowie der Zustellstatus verarbeitet werden. Google Firebase Cloud Messaging und unter iOS der Apple Push Notification service stellen Benachrichtigungen zu. Die Berechtigung steuern Sie in den Einstellungen Ihres Geräts. Das Deaktivieren von Benachrichtigungen löscht die serverseitigen Datensätze nicht automatisch.

Für die Anmeldung mit einem Passkey speichern wir die Kennung des Anmeldenachweises, den öffentlichen Schlüssel und Verifizierungsmetadaten. Face ID, Touch ID oder eine andere Bestätigung am Gerät werden vom Gerät und seinem Anbieter für Anmeldenachweise verarbeitet. Aplus erhält keine biometrischen Vorlagen.

Die Daten stammen von Ihnen, vom PMS-Kunden und seinen berechtigten Nutzern, von angebundenen Buchungs- oder Kommunikationsdiensten sowie aus technischen Ereignissen bei der Nutzung der Website oder App.

4. Wofür wir Daten verwenden

• um Konten einzurichten und zu verwalten sowie Funktionen von Aplus PMS und technischen Support bereitzustellen;
• um WhatsApp Business anzubinden, Nachrichten zu senden und zu empfangen, Zustellstatus anzuzeigen und Vorlagen zu verwalten;
• um vom Kunden eingerichtete Automatisierungen auszuführen und Gespräche Buchungen zuzuordnen;
• um Demos, Beratungen und Testzugänge zu organisieren sowie Bewerbungen zu prüfen;
• um Fehler zu diagnostizieren, den Dienst zu schützen sowie Betrug und unberechtigte Zugriffe zu verhindern;
• um Buchhaltungsunterlagen zu führen, vertragliche und gesetzliche Pflichten zu erfüllen und Rechte in Streitfällen zu verteidigen.

5. Rechtsgrundlagen

Je nach den Umständen beruht die Verarbeitung auf der Erfüllung eines Vertrags oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, auf berechtigten Interessen am sicheren Betrieb des Dienstes und an der geschäftlichen Kommunikation, auf einer Einwilligung oder auf der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Die Kunden von Aplus PMS stellen selbstständig sicher, dass für die Verarbeitung der Daten ihrer Gäste, Mitarbeiter und Kommunikationspartner eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

Der Kontozugang und angeforderte Leistungen stehen im Zusammenhang mit der Erfüllung der jeweiligen Vereinbarung. Buchhaltungsunterlagen können zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sein. Sicherheit, Betrugsprävention und die Bearbeitung geschäftlicher Anfragen beruhen auf berechtigten Interessen, wobei Ihre Rechte abzuwägen sind. Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, muss diese für den jeweiligen Zweck erteilt werden. Sie kann widerrufen werden, ohne die Rechtmäßigkeit der zuvor erfolgten Verarbeitung zu berühren. Der Besuch der Website oder die Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen ist für sich genommen keine Einwilligung in sämtliche Verarbeitungszwecke.

6. Wer Daten erhält

Zugriff erhalten nur berechtigte Mitarbeiter und Auftragnehmer, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Zur Bereitstellung der Dienste können wir Anbieter für Hosting, Cloud-Infrastruktur, E-Mail, technischen Support, Analyse und Sicherheit einsetzen.

Bei der Nutzung der WhatsApp-Integration werden Daten nach den jeweiligen Bedingungen und Richtlinien an Meta Platforms und Unternehmen der WhatsApp-Gruppe übermittelt. Der Aplus-PMS-Kunde und die Empfänger von Nachrichten können die erhaltenen Daten ebenfalls eigenständig speichern.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht an Dritte für deren eigene Marketingzwecke weiter.

Abhängig von den vom Kunden aktivierten Integrationen können zu den Empfängern auch Telegram, Buchungskanäle und deren Channel Manager, Zahlungs- und Fiskalisierungsanbieter, Google Firebase und die Benachrichtigungsdienste von Apple gehören. Übermittelt werden nur Daten, die für die jeweilige Integration verwendet werden. Wenn Sie einen externen Messenger oder eine Zahlungsseite öffnen, ist der jeweilige Anbieter auch für seine eigene Verarbeitung verantwortlich.

Nutzt eine aktivierte KI-Funktion OpenAI oder eine ChatGPT-Verbindung, können Ihre Anfrage und die der Funktion zugänglich gemachten Daten an den KI-Anbieter übermittelt werden. Ein PMS-Administrator steuert die Verbindung und die verfügbaren Zugriffsrechte. Prüfen Sie vor der Nutzung solcher Funktionen die Bedingungen des Anbieters und übermitteln Sie keine unnötigen personenbezogenen Daten oder Geheimnisse.

7. Internationale Datenübermittlungen

Aplus ist von der Ukraine aus tätig. Je nach Hosting, Supportzugriff und angebundenen Diensten können Daten in der Ukraine und in anderen Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Die Verfügbarkeit der App in einem EU-App-Store bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitung in der EU stattfindet.

Soweit die DSGVO gilt, erfordern Übermittlungen außerhalb des EWR einen anwendbaren rechtlichen Mechanismus, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete vertragliche Garantien. Diese Erklärung ist selbst weder ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) noch eine Vereinbarung über Standardvertragsklauseln (SCC) und belegt nicht, dass solche Vereinbarungen abgeschlossen wurden. Wenden Sie sich an info@apluspms.com, um Informationen zu den für Ihre Nutzung des Dienstes relevanten Empfängern, Verarbeitungsorten und Vertragsunterlagen zu erhalten.

8. Aufbewahrungsfristen

• Verbindungs- und Authentifizierungsdaten werden gespeichert, solange die Integration aktiv ist. Nach dem Trennen der Verbindung oder einem verifizierten Löschantrag werden sie unter Berücksichtigung von Sicherungskopien und gesetzlichen Pflichten gelöscht oder unbrauchbar gemacht.
• Nachrichten, Buchungsdaten und deren Verknüpfungen werden entsprechend den Kundeneinstellungen, dem Vertrag und den betrieblichen Erfordernissen aufbewahrt.
• Daten aus Anfragen werden in der Regel bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt und Bewerberdaten bis zu 12 Monate aufbewahrt, sofern keine andere Grundlage gilt.
• Audit-, Sicherheits- und Diagnoseprotokolle können länger aufbewahrt werden, wenn dies zur Untersuchung von Vorfällen, zur Verhinderung von Missbrauch, zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben oder zur Verteidigung von Rechten erforderlich ist.

Die Löschung aus aktiven Systemen bedeutet keine sofortige Entfernung aus Sicherungskopien. Fragen Sie uns nach den jeweiligen Regelungen für die Aufbewahrung und Löschung von Sicherungskopien. Wir können die Verarbeitung einschränken, statt Daten sofort zu löschen, wenn deren Aufbewahrung gesetzlich, zur Betrugsprävention oder zur Beilegung von Streitigkeiten erforderlich ist.

Die genannten Fristen beschreiben die Aufbewahrungsregelungen und sind keine Garantie für eine automatische Löschung durch die Software. Die anwendbare Frist hängt auch von der Datenkategorie, den Weisungen des Kunden und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ab. Fragen Sie uns nach den für Ihre Daten maßgeblichen Aufbewahrungskriterien und Löschregelungen einschließlich Sicherungskopien.

9. Ihre Rechte und die Löschung von Daten

Abhängig vom anwendbaren Recht können Sie Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Löschung oder Übertragbarkeit von Daten verlangen, der Verarbeitung widersprechen oder eine Einwilligung widerrufen.

Schreiben Sie an info@apluspms.com oder nutzen Sie unsere separate Seite zur Datenlöschung. Hat ein bestimmtes Hotel oder eine Verwaltungsgesellschaft Ihre Daten verarbeitet, wenden Sie sich auch an diesen Aplus-PMS-Kunden. Wir können die zur Prüfung Ihrer Identität und zum Schutz vor unberechtigter Löschung erforderlichen zusätzlichen Mindestangaben anfordern.

Sie können sich außerdem beim Menschenrechtsbeauftragten des ukrainischen Parlaments oder bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes beschweren.

10. Cookies und externe Ressourcen

Die Website nutzt technische Speicherfunktionen für ihren Betrieb und für Einstellungen. Einige Seiten laden außerdem Google Analytics (Google-Tag), Google Fonts und Font Awesome von externen Servern. Diese Anbieter können eine IP-Adresse, Browserinformationen und Angaben zur Seite oder Anfrage erhalten.

Das veröffentlichte Google-Analytics-Skript wird derzeit beim Öffnen der Seite geladen. Diese Erklärung bestätigt nicht, dass optionale Analysedienste bis zu einer Einwilligung warten. Datenschutzeinstellungen des Browsers können bestimmte Formen der Nachverfolgung begrenzen, ersetzen aber keine Einwilligung, soweit diese nach anwendbarem Recht erforderlich ist. Die Sitzungscookies Ihres PMS und die Registrierung für mobile Push-Benachrichtigungen erfüllen davon getrennte Konto- und Benachrichtigungsfunktionen.

11. Sicherheit

Wir treffen den Risiken angemessene organisatorische und technische Maßnahmen: Zugriffskontrollen, geschützte Kommunikationskanäle, Verschlüsselung von Authentifizierungsdaten, Audit-Protokolle, Sicherungskopien und Verfahren zum Umgang mit Sicherheitsvorfällen. Keine Übertragungs- oder Speichermethode garantiert absolute Sicherheit.

12. Automatisierte Entscheidungen und Daten von Kindern

Aplus trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder sonstiger erheblicher Wirkung ausschließlich auf automatisiertem Weg. Die Website und der Dienst sind nicht zur eigenständigen Nutzung durch Personen unter 18 Jahren bestimmt.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung aktualisieren, wenn sich Funktionen, Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung und das Datum ihres Inkrafttretens werden stets auf dieser Seite veröffentlicht.

14. Anwendbares Recht

Diese Erklärung wurde unter Berücksichtigung des ukrainischen Gesetzes „Über den Schutz personenbezogener Daten“ erstellt. Soweit die DSGVO oder andere zwingende Vorschriften auf bestimmte Verarbeitungen anwendbar sind, gelten sie im jeweiligen Umfang.