Polityka prywatności

Aktualizacja wyjaśnień: 16 października 2026 r.

Data wejścia w życie: 19 września 2026 r.

Niniejsza Polityka wyjaśnia, jak Aplus PMS przetwarza dane osobowe za pośrednictwem strony apluspms.com, usługi Aplus PMS, w tym aplikacji na Androida i iOS, zgłoszeń dotyczących prezentacji i aplikacji o pracę oraz połączonych kanałów komunikacji, w tym WhatsApp Business.

1. Kto przetwarza dane i jak się z nami skontaktować

Gdy samodzielnie określamy cele i sposoby przetwarzania, administratorem danych osobowych jest APLUS UKRAINE LIMITED LIABILITY COMPANY (dalej „Aplus” lub „my”).

• Kod rejestracyjny EDRPOU: 46348908.
• Lokalizacja: Dnipro, Ukraina.
• E-mail: info@apluspms.com.

2. Zakres Polityki i nasze role

Polityka dotyczy odwiedzających stronę, użytkowników Aplus PMS, przedstawicieli klientów, gości i osób komunikujących się przez połączone integracje, których dane są przetwarzane.

Klient Aplus PMS, który zarządza obiektem noclegowym i określa cele wykorzystania danych gości, jest co do zasady właścicielem lub administratorem tych danych. Aplus działa jako operator danych lub podmiot przetwarzający na polecenie klienta, udostępniając PMS, automatyzacje i kanały komunikacji.

Aplus jest odrębnym administratorem danych w zakresie zarządzania kontami, wsparcia, bezpieczeństwa, płatności za usługę, przestrzegania prawa oraz własnych zapytań biznesowych.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od używanych funkcji możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko i dane konta;
• informacje o obiektach noclegowych, rezerwacjach, gościach, pracownikach, płatnościach i działaniach operacyjnych, które klient dodaje do Aplus PMS;
• dane zgłoszeń dotyczących prezentacji i konsultacji oraz aplikacji o pracę, CV, komentarze, źródła zapytań i znaczniki UTM;
• adres IP, User-Agent, typ przeglądarki, dzienniki logowań, czas zdarzeń, błędy, dzienniki audytowe oraz inne dane techniczne i diagnostyczne.

W ramach integracji z WhatsApp Business możemy dodatkowo przetwarzać:

• identyfikatory Meta Business Portfolio, konta WhatsApp Business Account (WABA) i phone_number_id;
• firmowy numer telefonu WhatsApp i zweryfikowaną nazwę wyświetlaną;
• zaszyfrowane dane uwierzytelniające niezbędne do połączenia;
• numer telefonu, identyfikator WhatsApp i nazwę profilu gościa lub innej osoby kontaktującej się z obiektem;
• treść wiadomości, załączniki lub metadane multimediów, czas wysłania i otrzymania, statusy dostarczenia i odczytu oraz błędy;
• zatwierdzone szablony wiadomości i ich metadane techniczne;
• powiązania rozmów z rezerwacjami tworzone przez dopasowanie numerów telefonów;
• dzienniki bezpieczeństwa, audytowe i diagnostyczne integracji.

Nie wysyłaj haseł, tokenów dostępu, danych kart płatniczych, dokumentów tożsamości ani innych informacji, które nie są potrzebne do obsługi Twojego zapytania lub świadczenia usługi.

W aplikacji Aplus Cleaning przetwarzamy imię i nazwisko oraz identyfikator pracownika, zadania sprzątania, komentarze i zdjęcia, które pracownik robi aparatem lub wybiera z galerii i przesyła, a także czas i statusy wykonania zadań. Dane te służą organizacji i nadzorowaniu sprzątania oraz są dostępne dla upoważnionych użytkowników danego klienta Aplus PMS. Sekcje 8 i 9 Polityki wyjaśniają zasady przechowywania danych i składania wniosków o ich usunięcie.

Rejestracja powiadomień w aplikacji mobilnej może obejmować token push, identyfikator instalacji, platformę systemową, identyfikatory konta lub użytkownika i status dostarczenia. Powiadomienia dostarczają Google Firebase Cloud Messaging, a na iOS także Apple Push Notification service. Uprawnieniami zarządzasz w ustawieniach urządzenia; samo wyłączenie powiadomień nie usuwa zapisów na serwerze.

Przy logowaniu kluczem dostępu (passkey) przechowujemy identyfikator poświadczenia, klucz publiczny i metadane weryfikacji. Face ID, Touch ID lub inna forma potwierdzenia na urządzeniu są obsługiwane przez urządzenie i jego dostawcę poświadczeń; Aplus nie otrzymuje wzorców biometrycznych.

Dane pochodzą od Ciebie, klienta PMS i jego upoważnionych użytkowników, połączonych usług rezerwacyjnych lub komunikacyjnych oraz ze zdarzeń technicznych generowanych podczas korzystania ze strony lub aplikacji.

4. W jakich celach wykorzystujemy dane

• do tworzenia i utrzymywania kont, udostępniania funkcji Aplus PMS i zapewniania wsparcia technicznego;
• do łączenia WhatsApp Business, wysyłania i odbierania wiadomości, wyświetlania statusów dostarczenia i zarządzania szablonami;
• do uruchamiania automatyzacji skonfigurowanych przez klienta i powiązywania rozmów z rezerwacjami;
• do organizowania prezentacji, konsultacji i dostępu próbnego oraz rozpatrywania aplikacji o pracę;
• do diagnozowania błędów, ochrony usługi i zapobiegania oszustwom oraz nieuprawnionemu dostępowi;
• do prowadzenia dokumentacji księgowej, wykonywania obowiązków umownych i prawnych oraz obrony praw w sporach.

5. Podstawy prawne

W zależności od okoliczności podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, prawnie uzasadniony interes polegający na bezpiecznym prowadzeniu usługi i komunikacji biznesowej, zgoda albo wypełnienie wymogów prawnych. Klienci Aplus PMS samodzielnie zapewniają odpowiednią podstawę prawną przetwarzania danych swoich gości, pracowników i osób, z którymi się komunikują.

Dostęp do konta i zamówione usługi wiążą się z wykonaniem odpowiedniej umowy; dokumentacja księgowa może być potrzebna do wypełnienia obowiązków prawnych. Bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom i obsługa zapytań biznesowych wiążą się z prawnie uzasadnionym interesem, z uwzględnieniem wyważenia Twoich praw. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, musi ona dotyczyć konkretnego celu i może zostać wycofana bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Samo odwiedzenie strony lub zaakceptowanie warunków usługi nie oznacza zgody na każdy cel przetwarzania.

6. Kto otrzymuje dane

Dostęp otrzymują wyłącznie upoważnieni pracownicy i wykonawcy, którzy potrzebują go do wykonywania swojej pracy. Do świadczenia usług możemy angażować dostawców hostingu, infrastruktury chmurowej, poczty elektronicznej, wsparcia technicznego, analityki i zabezpieczeń.

Podczas działania integracji WhatsApp dane są przekazywane do Meta Platforms i spółek grupy WhatsApp zgodnie z ich warunkami i politykami. Klient Aplus PMS i odbiorcy wiadomości mogą również niezależnie przechowywać otrzymane dane.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich osobom trzecim do ich własnych celów marketingowych.

W zależności od integracji włączonych przez klienta odbiorcami mogą być również Telegram, kanały rezerwacyjne i ich channel manager, dostawcy płatności i fiskalizacji oraz usługi powiadomień Google Firebase i Apple. Przekazywane są wyłącznie dane wykorzystywane przez daną integrację. Otwarcie zewnętrznego komunikatora lub strony płatności oznacza też, że odpowiedni dostawca odpowiada za własne przetwarzanie danych.

Gdy włączona funkcja AI korzysta z OpenAI lub połączenia z ChatGPT, Twoje zapytanie i dane udostępnione tej funkcji mogą zostać przesłane do dostawcy AI. Administrator PMS zarządza połączeniem i zakresem uprawnień. Przed użyciem takich funkcji zapoznaj się z warunkami dostawcy i nie podawaj zbędnych danych osobowych ani informacji poufnych.

7. Przekazywanie danych za granicę

Aplus działa z Ukrainy. W zależności od hostingu, dostępu na potrzeby wsparcia i połączonych usług dane mogą być przetwarzane w Ukrainie i w innych państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Dostępność aplikacji w sklepie App Store w UE nie oznacza, że całe przetwarzanie odbywa się w UE.

Jeżeli zastosowanie ma RODO, przekazanie danych poza EOG wymaga właściwego mechanizmu prawnego, takiego jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia umowne. Niniejsza Polityka sama w sobie nie stanowi umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), standardowych klauzul umownych (SCC) ani dowodu ich zawarcia. Napisz na info@apluspms.com, aby uzyskać informacje o odbiorcach, miejscach przetwarzania i dokumentach umownych dotyczących Twojego korzystania z usługi.

8. Okresy przechowywania

• Dane połączenia i dane uwierzytelniające są przechowywane, dopóki integracja jest aktywna. Po jej odłączeniu lub zweryfikowanym wniosku o usunięcie są usuwane albo uniemożliwia się ich użycie, z uwzględnieniem kopii zapasowych i obowiązków prawnych.
• Wiadomości, dane rezerwacji i powiązania między nimi są przechowywane zgodnie z ustawieniami klienta, umową i potrzebami operacyjnymi.
• Dane zapytań są zwykle przechowywane do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu, a dane kandydatów do pracy do 12 miesięcy, chyba że zastosowanie ma inna podstawa.
• Dzienniki audytowe, bezpieczeństwa i diagnostyczne mogą być przechowywane dłużej, gdy jest to potrzebne do badania incydentów, zapobiegania nadużyciom, przestrzegania prawa lub obrony praw.

Usunięcie z aktywnych systemów nie oznacza natychmiastowego usunięcia z kopii zapasowych. Zapytaj nas o odpowiednie zasady przechowywania i usuwania kopii zapasowych. Możemy ograniczyć przetwarzanie zamiast od razu usuwać dane, jeśli ich zachowanie jest konieczne ze względu na przepisy prawa, zapobieganie oszustwom lub rozstrzyganie sporów.

Wskazane okresy opisują politykę przechowywania, a nie gwarancję automatycznego usuwania danych przez oprogramowanie. Właściwy okres zależy także od kategorii danych, poleceń klienta i prawnych wymogów przechowywania. Zapytaj nas o kryteria przechowywania i zasady usuwania dotyczące Twoich danych, w tym kopii zapasowych.

9. Twoje prawa i usuwanie danych

W zależności od właściwego prawa możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania, usunięcia lub przeniesienia, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania albo wycofać zgodę.

Napisz na info@apluspms.com lub skorzystaj z osobnej strony Usuwanie danych. Jeśli Twoje dane przetwarzał konkretny hotel lub firma zarządzająca, skontaktuj się także z tym klientem Aplus PMS. Możemy poprosić o minimalny zakres dodatkowych informacji potrzebnych do potwierdzenia tożsamości i ochrony przed nieuprawnionym usunięciem.

Możesz również złożyć skargę do Rzecznika Praw Człowieka przy Radzie Najwyższej Ukrainy lub właściwego organu ochrony danych w swoim kraju.

10. Pliki cookie i zasoby zewnętrzne

Strona korzysta z technicznych mechanizmów przechowywania danych potrzebnych do jej działania i zapamiętywania preferencji. Niektóre strony wczytują także Google Analytics (tag Google), Google Fonts i Font Awesome z zewnętrznych serwerów. Dostawcy ci mogą otrzymywać adres IP, informacje o przeglądarce oraz szczegóły strony lub żądania.

Obecnie opublikowany skrypt Google Analytics wczytuje się przy otwarciu strony. Niniejsza Polityka nie oznacza, że opcjonalna analityka czeka na zgodę. Ustawienia prywatności przeglądarki mogą ograniczyć część śledzenia, ale nie zastępują zgody tam, gdzie wymaga jej właściwe prawo. Sesyjne pliki cookie PMS i rejestracja mobilnych powiadomień push służą odrębnym funkcjom konta i powiadomień.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne proporcjonalne do ryzyka: kontrolę dostępu, chronione kanały komunikacji, szyfrowanie danych uwierzytelniających, dzienniki audytowe, kopie zapasowe i procedury reagowania na incydenty. Żadna metoda przesyłania ani przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa.

12. Zautomatyzowane decyzje i dane dzieci

Aplus nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne lub inne istotne skutki wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Strona i usługa nie są przeznaczone do samodzielnego korzystania przez osoby poniżej 18 lat.

13. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Politykę w miarę zmian funkcji, dostawców lub wymogów prawnych. Aktualna wersja i data wejścia w życie są zawsze publikowane na tej stronie.

14. Prawo właściwe

Politykę przygotowano z uwzględnieniem ustawy Ukrainy „O ochronie danych osobowych”. Jeżeli do określonego przetwarzania zastosowanie ma RODO lub inne bezwzględnie obowiązujące przepisy, stosuje się je w odpowiednim zakresie.