Ein praktischer Leitfaden, um Verfügbarkeiten über alle Vertriebskanäle hinweg abzugleichen und Doppelbuchungen vorzubeugen.
Eine gemeinsame Quelle für Verfügbarkeiten nutzen
Der Buchungskalender sollte die Arbeitsgrundlage für jeden Vertriebskanal sein. Ändert sich eine Verfügbarkeit an einer Stelle, sollte das nächste Update die angebundenen Kanäle ohne manuelles Kopieren erreichen.
Den gesamten Buchungsablauf prüfen
Die Verfügbarkeit ist nur ein Teil des Prozesses. Eine neue Reservierung muss auch im Gästeprofil, im Zahlungsablauf, bei der Check-in-Vorbereitung und in der Aufgabenliste für die Reinigung ankommen.
Ausnahmen früh erkennen
Verbindungsprobleme und ungewöhnliche Buchungsänderungen brauchen weiterhin Aufmerksamkeit. Klare Statusmeldungen und Zuständigkeiten helfen dem Team, Probleme zu prüfen, bevor sie einen Gast betreffen.
So unterstützt Aplus PMS den Ablauf
Aplus PMS verbindet Reservierungen, Gäste, Kanalverfügbarkeiten, Zahlungen, Check-in und Housekeeping in einem Arbeitsablauf. Das Team arbeitet mit aktuellen Informationen, statt getrennte Werkzeuge manuell abzugleichen.
iCal ist nicht dasselbe wie ein Channel Manager
Ein iCal-Feed überträgt Kalenderdaten nach dem Zeitplan des jeweiligen Kanals. Für einen einfachen Betrieb kann das ausreichen. Es entsteht dabei aber kein gemeinsamer Arbeitsdatensatz für Reservierung, Gast, Zahlung und Teamaufgaben. Ein Channel Manager verbindet unterstützte Buchungskanäle mit dem Arbeitssystem. Die Aktualisierungszeit hängt weiterhin vom Kanal und der Verbindung ab. Auch mit einer Integration müssen Ausnahmen deshalb überwacht werden.
Erst eine Unterkunft testen, dann den gesamten Bestand anbinden
Ordnen Sie zuerst Unterkünfte, Zimmertypen, Preise und Buchungsregeln zu. Legen Sie dann eine Testbuchung an, ändern Sie deren Datum und stornieren Sie sie. Prüfen Sie, ob Buchung und Verfügbarkeit dort aktualisiert werden, wo Ihr Team tatsächlich arbeitet. Erst nach diesem vollständigen Test sollten Sie dieselbe Zuordnung auf die übrigen Unterkünfte übertragen.
Ausnahmen in jeder Schicht prüfen
Prüfen Sie zu Schichtbeginn neue Reservierungen, Datumsänderungen, Stornierungen und Synchronisierungsfehler. Bestimmen Sie eine Person, die Ausnahmen untersucht, statt anzunehmen, jemand anderes habe die Meldung gesehen. Vergleichen Sie wöchentlich Verfügbarkeiten und Einschränkungen der angebundenen Kanäle mit dem Buchungskalender.
Häufige Einrichtungsfehler vermeiden
Ein Kanal außerhalb des gemeinsamen Kalenders, manuelle Änderungen im Extranet oder die Anbindung aller Unterkünfte ohne Kontrollbuchung können erneut Überbuchungsrisiken schaffen. Prüfen Sie die Zuordnung bei jeder Änderung einer Unterkunft, eines Preises oder einer Buchungsregel.