Eine vollständige Vorbereitung der Anreise gibt Gästen Sicherheit und verringert die Handarbeit für Ihr Team.
Praktische Anreiseinformationen senden
Eine Adresse allein reicht nicht. Gäste brauchen Hinweise zum Zugang, zum Ablauf der Anreise, bei Bedarf WLAN-Daten und einen Kontakt für besondere Situationen.
Die Gästeseite auf dem Smartphone einfach bedienbar machen
Die meisten Gäste lesen Anreiseinformationen unterwegs auf dem Handy. Kurze Abschnitte, klare Handlungsschritte und ein verlässlicher Link sind leichter zu nutzen als eine lange Nachrichtenkette.
Mit dem Team abstimmen
Eine gute Anreise setzt voraus, dass die Unterkunft bereit ist. Verknüpfen Sie die Check-in-Vorbereitung mit Reinigungsstatus und Reservierungsdaten. So erkennt die Verwaltung fehlende Schritte vor der Ankunft.
So unterstützt Aplus PMS den Ablauf
Aplus PMS verbindet Reservierungen, Gäste, Kanalverfügbarkeiten, Zahlungen, Check-in und Housekeeping in einem Arbeitsablauf. Das Team arbeitet mit aktuellen Informationen, statt getrennte Werkzeuge manuell abzugleichen.
Die richtigen Informationen zum passenden Zeitpunkt senden
Beginnen Sie mit einer Buchungsbestätigung. Senden Sie kurz vor der Anreise Adresse, Wegbeschreibung, Check-in-Zeit und Hausregeln. Zugangscode oder Schlüsseltresor-Anleitung folgen erst, wenn die erforderlichen Bedingungen erfüllt sind. So bleiben praktische Anreisehinweise von sensiblen Zugangsdaten getrennt, und die aktuelle Nachricht ist leicht zu finden.
Eine aktuelle Anleitung je Unterkunft pflegen
Ein Gast sollte nicht in alten Chats nach einem Eingangsfoto oder WLAN-Passwort suchen müssen. Ordnen Sie diese Angaben dem richtigen Apartment und der richtigen Buchung zu. Aktualisieren Sie sie nach Änderungen am Schloss oder Zugangsweg. Nennen Sie einen klaren Kontakt für Gäste, die nicht hineinkommen.
Zugänge schützen und Ausnahmen vorbereiten
Verlassen Sie sich nicht auf einen einzigen dauerhaften Code für alle Aufenthalte. Begrenzen Sie den Zugang auf den Aufenthaltszeitraum, soweit die Technik das erlaubt. Prüfen Sie den Empfänger vor dem Versand von Codes oder Dokumenten und legen Sie fest, wer Gästeanleitungen bearbeiten darf. Planen Sie einen Ersatzkontakt und eine sichere Alternative ein, falls Schloss oder Verbindung ausfallen.
Prüfen, ob der Ablauf wirklich funktioniert
Bitten Sie eine Person, die das Apartment nicht kennt, der Anleitung zu folgen. Beobachten Sie anschließend Anrufe beim Check-in, wiederkehrende Fragen und die Zeit bis zur Lösung von Zugangsproblemen. Kontaktloser Check-in funktioniert, wenn Gäste sicher anreisen können und bei Bedarf trotzdem eine Person erreichbar ist.