Zum Start gehört mehr als ein neues Konto: Unterkünfte, Preise, Verfügbarkeiten und Buchungen müssen zusammenpassen. Das Team von Aplus PMS prüft diese Einstellungen mit Ihnen, damit Sie mit einem stimmigen Kalender starten und später weniger von Hand korrigieren müssen.
Was Sie vor der Einrichtung vorbereiten sollten
- Eine Liste der Hotels und Apartments, Zimmer sowie Zimmertypen oder Kategorien, die Sie anlegen möchten.
- Ihre aktuellen Preise, Aufenthaltsregeln und Verfügbarkeiten für kommende Termine.
- Eine Liste Ihrer Vertriebskanäle, etwa Booking.com und Airbnb. Die zuständige Person sollte auf die jeweiligen Konten zugreifen können.
- Beim Wechsel von einem anderen System: einen Export der Gäste und Buchungen oder die Information, ob ein solcher Export möglich ist.
- Eine Ansprechperson aus Ihrem Team, die Schritte in den Kanalkonten bestätigen und die Ergebnisse prüfen kann.
Senden Sie uns keine Passwörter in Nachrichten. Melden Sie sich während einer gemeinsamen Sitzung selbst in Ihren Konten an und bestätigen Sie Zugriffe auf Ihrem eigenen Gerät.
So richten wir Aplus PMS und die Vertriebskanäle ein
Zunächst stimmen wir Ihre Unterkunftsstruktur, Unterkunftstypen und Preise ab. Anschließend binden wir gemeinsam die für Ihr Konto verfügbaren Vertriebskanäle an und prüfen, ob sie den richtigen Unterkünften in Aplus PMS zugeordnet sind. Auch Teamrollen und die wichtigsten Arbeitsabläufe richten wir ein.
Nach der Anbindung prüfen wir Kalender und bestehende Reservierungen. Dann testen wir neue Buchungen, Datumsänderungen und Stornierungen. Verlangt eine Plattform eine gesonderte Bestätigung oder Prüfung, vereinbaren wir den nächsten Schritt. Fernunterstützung ersetzt weder die Regeln noch die Bearbeitungszeiten des jeweiligen Kanals.
Gäste und Buchungen aus dem bisherigen System übernehmen
Wenn Sie bereits eine andere Software nutzen, müssen Sie möglicherweise nicht mit einer leeren Datenbank beginnen. Wir helfen bei der Übernahme benötigter Gästedaten, bevorstehender Buchungen und der Buchungshistorie, sofern Ihr bisheriges System diese in einem geeigneten Format exportiert. Was importiert werden kann, klären wir nach Prüfung der Datei. Das Ergebnis hängt vom Quellsystem ab.
Vor dem Import vereinbaren wir, welche Daten Sie benötigen, und prüfen mögliche Dubletten. Nach der Übernahme vergleichen wir bei mehreren Buchungen Datum, Unterkunft, Status und Kontaktdaten. So lässt sich feststellen, ob wichtige bevorstehende Anreisen korrekt übernommen wurden. Dateien mit personenbezogenen Daten übertragen wir nur auf einem vereinbarten sicheren Weg, nicht in einem offenen Chat.
Warum wir AnyDesk oder TeamViewer nutzen
Hängt die Einrichtung von Ihren Konten bei Booking.com, Airbnb oder anderen Kanälen ab, lassen sich die Schritte gemeinsam an Ihrem Bildschirm leichter durchführen. Mit AnyDesk oder TeamViewer sehen Sie, was passiert, und können die Sitzung jederzeit beenden. Welche Fernwartungssoftware wir nutzen, stimmen wir vor der Verbindung ab.
- AnyDesk für Windows von der offiziellen Website herunterladen.
- TeamViewer für Windows von der offiziellen Website herunterladen. Für eine einmalige Unterstützung können Sie dort TeamViewer QuickSupport wählen.
Bei einem Mac oder einem anderen Betriebssystem wählen Sie dieses auf der offiziellen Website der Software aus. Laden Sie keine Dateien über Werbeanzeigen oder fremde Downloadverzeichnisse herunter.
So läuft eine sichere Sitzung ab
- Vereinbaren Sie einen Termin. Bestätigen Sie über Ihren üblichen Kontaktweg, dass Sie mit Ihrer Ansprechperson bei Aplus PMS sprechen.
- Öffnen Sie AnyDesk oder TeamViewer und nehmen Sie die Verbindungsanfrage nur während der vereinbarten Sitzung an.
- Bleiben Sie am Computer. Geben Sie Passwörter und Bestätigungscodes selbst ein, statt sie weiterzugeben.
- Prüfen Sie zum Schluss die Ergebnisse, trennen Sie die Verbindung und schließen Sie die Fernwartungssoftware.
Für die normale Einrichtung ist kein dauerhafter Zugriff auf Ihren Computer erforderlich. Sollte eine gesonderte Aufgabe eine andere Zugriffsregelung erfordern, besprechen wir deren Bedingungen vorab mit Ihnen.
Was nach dem Start eingerichtet ist
Ihre Unterkünfte und Ihr Kalender sind eingerichtet, die angebundenen Kanäle getestet und verfügbare Daten aus dem bisherigen System übernommen und geprüft. Die Mitarbeiterrollen sind geklärt. Falls eine Plattform noch auf Bestätigung wartet, halten wir offene Punkte fest. Wir zeigen Ihnen, wo Sie neue Buchungen und Fehlermeldungen prüfen, damit Ihr Team sicher weiterarbeiten kann.
Sie möchten starten? Kontaktieren Sie das Team von Aplus PMS und nennen Sie uns Ihre Unterkünfte und Kanäle. Wir helfen Ihnen bei der Planung.